Responsabilidades Principales 1. Gestión Administrativa y Documental • Organizar, custodiar y mantener actualizada la documentación administrativa (facturas, órdenes de compra, contratos de bienes/servicios y archivos complementarios), asegurando su correcta clasificación, conservación y disponibilidad según políticas institucionales. • Organizar y custodiar documentos asociados a apertura, operación y cierre de puntos de venta, garantizando orden, trazabilidad y cumplimiento normativo. • Ejecutar actividades de custodia de vouchers del área administrativa conforme a lineamientos internos. 2. Gestión de Compras, Proveedores y ERP • Elaborar y dar seguimiento a solicitudes de compra en el sistema ERP, verificando avances, tiempos de cierre y cumplimiento de requisitos. • Realizar seguimiento a proveedores para garantizar el cumplimiento de entregables, tiempos de respuesta y KPIs definidos. • Brindar soporte operativo en la gestión de órdenes de compra vinculadas a contratos de arriendo de puntos de venta a nivel nacional, asegurando consistencia documental y correcta facturación. 3. Soporte Operativo a Puntos de Venta • Brindar soporte operativo en el seguimiento de implementaciones de puntos de venta, así como en reclamos de garantías y documentación para cierre. • Brindar soporte administrativo al equipo operativo, actuando como un enlace confiable entre áreas internas, proveedores y centros comerciales. • Atender y canalizar solicitudes internas sobre credenciales, bloqueos, accesos y otros trámites administrativos en centros comerciales. • Brindar soporte operativo en la atención y seguimiento de solicitudes de generación o anulación de claves de depósito de valores, siguiendo protocolos institucionales. 4. Gestión de Personal para Puntos de Venta • Brindar soporte operativo en la atención y seguimiento de solicitudes de ingreso de personal a puntos de venta, requeridas por usuarios internos y externos, asegurando alineación con los procedimientos del ciclo de permanencia del colaborador. 5. Contratos de Arriendo y Relación con Centros Comerciales • Colaborar en la renovación de contratos de arriendo a nivel nacional, incluyendo gestión documental, negociación dentro de su alcance, coordinación con proveedores y seguimiento administrativo. 6. Mantenimientos y Servicios Especiales • Coordinar solicitudes y seguimiento de mantenimientos correctivos y preventivos relacionados con puntos de venta. • Coordinar, bajo supervisión, la instalación, mantenimiento o retiro de: o equipos de televisión pagada o bóvedas de dinero verificando la ejecución del servicio y el cumplimiento del contrato. • Colaborar en la coordinación y control de mantenimiento de la flota de vehículos rentados, asegurando su disponibilidad operativa. 7. Trámites Administrativos y Mensajería • Gestionar mensajería y trámites administrativos internos y externos, garantizando oportunidad, seguridad documental y eficiencia logística. 8. Atención al Usuario y Soporte General • Atender usuarios externos brindando soporte presencial según los requerimientos institucionales. • Organizar y controlar la entrega de suministros de oficina, garantizando abastecimiento oportuno. • Gestionar reservas de hoteles y vuelos para personal interno, verificando disponibilidad y requisitos específicos.
