Asistente de Gerencia y Operaciones

Asistente de Gerencia y Operaciones

Resumen del Puesto

Brindar soporte integral al Gerente y Jefe de Operaciones en la gestión administrativa, documental y logística, facilitando la gestión diaria de los proyectos y asegurando el cumplimiento oportuno de requerimientos internos y de clientes.

Funciones y responsabilidades

• Gestionar y enviar información y documentación del personal requerida por los clientes para el ingreso a obras (cédulas, certificados médicos, cursos de trabajo en altura, entre otros).
• Digitalizar documentación operativa (liquidaciones, reportes y otros requerimientos de gerencia de operaciones).
• Digitalizar, estructurar y gestionar el envío de informes de trabajo finalizados, reportes, entre otros; a partir de información proporcionada por Gerencia de Operaciones (incluyendo transcripción de documentos físicos o indicaciones manuales), asegurando su correcta presentación y envío al cliente previa validación.
• Preparar y enviar actas de entrega de proyectos a los clientes.
• Coordinar con el área contable la facturación de proyectos y dar seguimiento a la cobranza de clientes.
• Gestionar la información médica y certificaciones del personal:
  • Mantener actualizado el registro de exámenes médicos.
  • Identificar personal pendiente de evaluaciones o certificaciones.
  • Coordinar con Gerencia General la realización de exámenes, capacitaciones y actividades de seguridad industrial.
• Coordinar con bodega:
  • Requerimientos de materiales por obra.
  • Ingreso de nuevos productos al sistema en conjunto con el área contable.
• Realizar ingreso y actualización de información de clientes en el sistema.
• Gestionar procesos de compras:
  • Búsqueda y evaluación de proveedores.
  • Solicitud de cotizaciones.
  • Elaboración y seguimiento de órdenes de compra según requerimientos del Gerente o Jefe de Operaciones.
• Coordinar con Gerencia General, Jefe de Operaciones y otras áreas los procesos necesarios para la ejecución de proyectos.
• Gestionar la comunicación y coordinación entre áreas internas (operaciones, bodega, contabilidad) según requerimientos de cada obra.

Perfil requerido

Formación académica:

• Estudiante o egresado de Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o carreras afines.

Experiencia:

• Deseable experiencia previa en funciones administrativas, operaciones, logística o compras (no excluyente para perfiles junior/pasantes).

Conocimientos y habilidades

• Manejo de herramientas como Excel, Word, correo electrónico, aplicativos de Google.
• Manejo ágil de herramientas tecnológicas.
• Organización y gestión documental.
• Conocimiento básico de procesos administrativos, logísticos y de compras.

Habilidades clave:

• Organización y atención al detalle.
• Rapidez y precisión en la ejecución de tareas.
• Proactividad y capacidad de seguimiento.
• Comunicación efectiva.
• Capacidad para trabajar bajo presión y manejar múltiples tareas.

Competencias valoradas

• Responsabilidad y confidencialidad en el manejo de información.
• Orientación al cumplimiento de procesos.
• Resolución de problemas.
• Adaptabilidad y aprendizaje rápido.