COORDINADOR ADMINISTRATIVO PDI

Objetivo del cargo

Coordinar y controlar la gestión administrativa del área de PDI (Inspección Previa a la Entrega), asegurando el registro y seguimiento de las unidades recibidas, el control documental, la administración de órdenes de trabajo, el monitoreo de costos e indicadores y la coordinación con las áreas involucradas, a fin de garantizar una operación organizada, eficiente y alineada con los tiempos establecidos para la entrega de vehículos.

Funciones y responsabilidades principales

1. Control documental: Administrar y mantener actualizada la documentación relacionada con la recepción, inspección, preparación y entrega de vehículos.
2. Seguimiento de unidades: Llevar el control de vehículos ingresados al proceso PDI, su estado, novedades, responsables y fechas estimadas de finalización.
3. Gestión de órdenes de trabajo: Registrar, revisar y dar seguimiento a las órdenes de trabajo, verificando que cuenten con la información necesaria para su procesamiento y cierre.
4. Control de inventario administrativo: Mantener actualizados los registros de unidades recibidas, pendientes, procesadas y liberadas para su entrega.
5. Coordinación interdepartamental: Coordinar con Ventas, Posventa, Bodega, Repuestos, Logística y demás áreas involucradas para asegurar el flujo oportuno de información y vehículos.
6. Control de costos: Registrar y monitorear los costos asociados al proceso PDI, incluyendo materiales, insumos, servicios y trabajos adicionales, según los procedimientos internos.
7. Elaboración de reportes: Preparar informes periódicos sobre productividad, unidades procesadas, tiempos de atención, costos, pendientes y novedades operativas.
8. Seguimiento de proveedores: Coordinar servicios externos relacionados con la preparación de vehículos, verificando documentación, cumplimiento de plazos y conformidad de los trabajos realizados.
9. Gestión de novedades: Registrar y comunicar daños, faltantes, inconsistencias documentales y observaciones detectadas durante la recepción o preparación de las unidades.
10. Control de facturación y gastos: Apoyar en la revisión de facturas, órdenes de servicio y documentos de respaldo correspondientes a los trabajos realizados.
11. Manejo de sistemas: Mantener actualizada la información en los sistemas de gestión, ERP y matrices de control del área.
12. Mejora continua: Proponer mejoras en los procedimientos administrativos para optimizar tiempos, reducir errores y fortalecer el control de la operación.

Formación académica

• Título de tercer nivel en Administración de Empresas, Ingeniería Comercial, Ingeniería Industrial, Contabilidad y Auditoría o carreras afines.
• Deseable formación complementaria en gestión de operaciones, procesos administrativos o logística.

Experiencia requerida

• Mínimo 2 a 3 años de experiencia en coordinación administrativa, control operativo, logística o administración de talleres.
• Deseable experiencia en concesionarios automotrices, áreas de Posventa o procesos de preparación de vehículos.
• Experiencia en elaboración de reportes, control documental, seguimiento de órdenes de trabajo y manejo de indicadores.

Conocimientos técnicos

• Procesos administrativos y operativos de PDI.
• Manejo de Excel intermedio o avanzado.
• Manejo de ERP y sistemas de gestión automotriz.
• Control de órdenes de trabajo y documentación.
• Elaboración de reportes e indicadores de gestión.
• Control de costos, gastos y facturación.
• Gestión de inventarios y seguimiento de unidades.
• Procesos de recepción y entrega de vehículos.