COORDINADOR DE EVENTOS

Objetivo del cargo: Planificar, coordinar y ejecutar eventos corporativos, comerciales, sociales o institucionales, asegurando el cumplimiento de los objetivos establecidos, presupuesto, cronograma, estándares de calidad y experiencia esperada por los asistentes y clientes.

Principales responsabilidades:

• Elaborar cronogramas, presupuestos, agendas y planes de trabajo.
• Planificar y coordinar integralmente los eventos, desde la conceptualización hasta el cierre.
• Coordinar proveedores de catering, decoración, audiovisual, mobiliario, transporte, seguridad, personal y otros servicios.
• Solicitar y analizar cotizaciones, negociar condiciones y realizar seguimiento a proveedores.
• Coordinar la logística antes, durante y después de cada evento.
• Supervisar el montaje, desarrollo y desmontaje del evento.
• Coordinar al personal interno, proveedores, anfitriones, participantes y demás involucrados.
• Gestionar invitaciones, registros, confirmaciones y atención a los asistentes.
• Verificar que los espacios, equipos, materiales y recursos estén disponibles y funcionando correctamente.
• Resolver oportunamente imprevistos y contingencias durante la ejecución de los eventos.
• Mantener comunicación permanente con clientes y áreas internas.
• Realizar seguimiento al presupuesto y controlar los gastos del evento.
• Elaborar informes de resultados, evaluación de proveedores y cierre presupuestario.
• Recopilar retroalimentación de asistentes y clientes para identificar oportunidades de mejora.
• Asegurar el cumplimiento de políticas internas, protocolos de seguridad y estándares de servicio.

Requisitos del cargo

Formación académica:

• Título universitario o tecnológico en Administración de Empresas, Marketing, Comunicación, Relaciones Públicas.
• Experiencia:
• 2 a 3 años de experiencia en organización y coordinación de eventos.
• Experiencia en manejo de proveedores y presupuestos.
• Deseable experiencia en eventos corporativos, institucionales, comerciales o de alto volumen.

Conocimientos:

• Organización y producción de eventos.
• Gestión de presupuestos y proveedores.
• Protocolo y atención al cliente.
• Logística y planificación.
• Competencias:
• Planificación y organización
• Orientación al cliente
• Comunicación efectiva
• Negociación
• Trabajo bajo presión
• Resolución de problemas
• Orientación a resultados
• Liderazgo y coordinación de equipos
• Proactividad
• Atención al detalle
• Adaptabilidad y manejo de imprevistos