Asistente del Departamento de Diseño, Arquitectura y Mantenimiento

Objetivo del cargo:

Brindar soporte administrativo y operativo al Departamento de Diseño, Arquitectura y Mantenimiento, mediante el seguimiento a procesos de compra, facturación, control documental, actualización de matrices de mantenimiento y coordinación básica de servicios, con el fin de asegurar la continuidad operativa, el orden administrativo y el cumplimiento oportuno de los requerimientos técnicos.

Requisitos:

• Estudios técnicos, tecnológicos o universitarios en: Administración de Empresas, contabilidad, arquitectura, diseño, logística, gestión de Proyectos
• Experiencia mínima: o 2 años en cargos administrativos o de asistencia técnica en áreas como: mantenimiento, construcción, arquitectura, operaciones, logística
• Conocimiento en:

1. Manejo de Excel a nivel intermedio (matrices, reportes, control de datos).
2. Conocimiento de procesos de compra y facturación.
3. Manejo de documentación administrativa y archivos.
4. Deseable conocimiento básico de mantenimiento de infraestructuras.
5. Deseable experiencia en sistemas ERP o sistemas administrativos.
6. Redacción clara para elaboración de circulares y comunicaciones internas.

Funciones:

• Dar seguimiento a los procesos de compra del departamento, verificando estados de órdenes de compra, entregas y documentación, para asegurar la provisión oportuna de bienes y servicios.
• Realizar los procesos de facturación del departamento, validando facturas de proveedores y gestionando su envío a Contabilidad, para garantizar pagos correctos y a tiempo.
• Revisar y organizar los informes entregados por proveedores de mantenimiento, verificando su coherencia con los servicios prestados, para mantener control técnico y administrativo.
• Actualizar permanentemente las matrices de mantenimiento preventivo y correctivo, registrando fechas, proveedores, actividades y costos, para asegurar trazabilidad y control histórico.
• Brindar apoyo administrativo y operativo a los coordinadores del departamento, atendiendo requerimientos, recopilando información y gestionando documentación, para facilitar la gestión diaria.
• Apoyar en la coordinación de la provisión de servicios de mantenimiento, contactando proveedores, agendando visitas técnicas y dando seguimiento a cronogramas, para asegurar la ejecución oportuna de trabajos.
• Elaborar circulares y comunicaciones internas del departamento, estructurando información clara y oportuna, para socializar mantenimientos programados, trabajos correctivos o disposiciones operativas.
• Gestionar y archivar la documentación del departamento (contratos, informes, facturas, órdenes de compra), asegurando orden y disponibilidad de la información.
• Apoyar en la elaboración de reportes mensuales de gestión del área, consolidando información de compras, mantenimientos y costos, para la toma de decisiones de la Jefatura.
• Dar soporte en la coordinación de proveedores externos y contratistas, manteniendo comunicación fluida y seguimiento a compromisos adquiridos.
• Realizar otras actividades afines asignadas por la Jefatura o Coordinadores, alineadas a las necesidades operativas.

Beneficios y características:

• Sueldo: 600$
• Todos los beneficios de ley
• Horario: De 9:00 a 18:00