COORDINADOR/A ADMINISTRATIVO

1. MISIÓN DEL CARGO:

Garantizar el correcto funcionamiento operativo, administrativo y financiero de la sucursal, apoyando la gestión comercial y técnica mediante el control eficiente de los recursos, procesos y documentación, en cumplimiento de las políticas corporativas.

Gestión administrativa y operativa

• Coordinar y supervisar los procesos administrativos de la sucursal (compras, inventarios, caja chica, documentación y logística).
• Controlar el uso adecuado de los recursos materiales y activos asignados.
• Informar al responsable de mantenimiento de instalaciones novedades.
• Controlar el stock de productos que se tienen en oficina; así como también realizar el inventario.
• Garantizar la correcta aplicación de los procedimientos internos y normativas corporativas.

Apoyo financiero y contable

• Elaborar y controlar presupuestos operativos de la sucursal.
• Coordinar el envío de información contable y financiera a la oficina matriz.
• Realizar conciliaciones y reportes de gastos, ingresos y movimientos de caja.

Apoyo a la gestión comercial

• Brindar soporte administrativo al área comercial en la gestión de cotizaciones, licitaciones y contratos.
• Controlar la documentación de clientes, órdenes de compra y seguimiento de despachos.
• Mantener la trazabilidad de las ventas, servicios y entregas en coordinación con el área técnica y de logística.
• Cumplir con él envió de correos electrónicos para presentación del portafolio de productos de Kmsolutions.

Apoyar la gestión de talento humano:

• control de asistencia, permisos, vacaciones y apoyo en procesos de inducción.
• Coordinar actividades internas y de bienestar laboral de la sucursal.
• Velar por el cumplimiento de políticas de seguridad industrial y salud ocupacional. Control documental y reportes
• Mantener actualizados los archivos físicos y digitales de la sucursal (contratos, informes, actas, inventarios, etc.).
• Elaborar reportes administrativos, financieros y de gestión para la Gerencia General.
• Asegurar la confidencialidad y respaldo de la información manejada.